Kiekvienos verslo įmonės ar valstybinės institucijos siekis yra kuo efektyviau valdyti dokumentus. Tai yra sėkmingai kasdieninio darbo ir veiklų organizavimui, reikalingų dokumentų rengimui, jų tvarkymui, saugojimui bei apskaitai. Geriausia suvaldyti visą darbo procesą, susijusį su dokumentacija, padeda DVS sistema.

DVS sistema, išsišifruoja, kaip dokumentų valdymo sistema. Ją įsidiegusi verslo įmonė ar valstybinė institucija gali efektyviai valdyti visą dokumentaciją elektroniniu būdu. Tai patogu, nes prisijungus prie DVS sistemos, realiu laiku, galima stebėti įvairias dokumentų būsenas: paruošimo, tvirtinimo, aktualių redakcijų ar priimto sprendimo procesus. Taip palengvinamas darbas, nes gerokai sumažėja popierinių dokumentų apimtis, kas sumažina įmonės kaštus, išsprendžia archyvo patalpų problemą ir leidžia visą įmonės dokumentaciją valdyti nuotoliniu būdu. Tad dokumentų rengimas, redagavimas, įvairūs pakeitimai, pasirašymai, apskaita, apsauga, saugojimas ir naikinimas yra žymiai paprastesnis ir efektyviau padeda suvaldyti visus įmonės darbo procesus bei sprendimų priėmimą.

Taip pat dokumentus elektroniniu būdu yra žymiai paprasčiau persiųsti tarp skirtingų įmonės padalinių ar įvairių grandžių vadovams ir darbuotojams. Taip efektyviau yra vykdoma komunikacija ir keičiamasi aktualia informacija. DVS sistema – puikus būdas ir dokumentų archyvavimui, todėl naudojantis ja, galite surasti ir seniai ruoštus dokumentus, nesibaiminti, kad jie bus dingę. Taip pat juos lengvai galite redaguoti, perkelti ir parengti naujausią versiją.

Tvarkingi dokumentai ir nesudėtingas jų valdymas padeda išvengti įvairių nesusipratimų ar galimų konfliktinių situacijų, esant netiksliai informacijai ar komunikacijos trūkumui. Naujiems darbuotojams, taip pat yra patogu naudotis DVS sistema, nes joje gali rasti reikalingų dokumentų ruošimo pavyzdžių ir reikalingų šablonų. Šioje sistemoje dokumentas gali būti tiek viešas, kiek žmonių, bus suteikta teisė jį perskaityti. Taip pat jis gali būti konfidencialus ir jo turinys pagal nustatytus parametrus yra skirtas tik vienam konkrečiam asmeniui.